Los eventos son una parte esencial para fortalecer cualquier marca, establecer conexiones significativas con nuestros clientes y partners, y alcanzar nuestros objetivos empresariales a través del trato personal.
Es esencial, por tanto, que nuestros eventos calen en los asistentes, dejándoles una impresión duradera y posicionándonos como líderes en nuestro sector. En este post exploramos las claves esenciales para llevar a cabo un evento de éxito que nos ayude a alcanzar nuestros objetivos. Para empezar, tendríamos que definirlos.
1. Define los objetivos
Como con cualquier actividad de marketing, es esencial, antes de empezar a organizar, tener claros los objetivos que queremos alcanzar con el evento para poder diseñarlo con un propósito concreto y medible. Por ejemplo, un evento puede tener como objetivo lanzar un producto o servicio, conseguir nuevos clientes, fortalecer relaciones con nuestros clientes ya existentes o con nuestros partners, fomentar el networking entre equipos, etc.
Una vez tengamos claros los objetivos, tenemos que saber a quién nos dirigimos, por tanto, el siguiente paso sería definir la audiencia:
2. Establece la audiencia
No sólo es esencial saber a quién va dirigido nuestro evento. Es fundamental conocer a nuestro público para que nuestro evento le resulte atractivo y sea capaz de engancharlo. Para ello, hay que llevar cabo una labor de investigación. ¿Qué necesidades tiene nuestro público? ¿Qué intereses tiene? ¿Cómo podemos llamar su atención y generarle expectativas? Cuanto mejor conozcamos a nuestra audiencia, mejor podremos personalizar el evento y generar una experiencia de valor, ya que conoceremos sus intereses y aumentaremos la participación.
3. Establece el presupuesto
No podemos tomar decisiones, planificar ni actuar sin conocer el presupuesto destinado a dicho evento. De nada sirve tener grandes ideas, si luego no se pueden llevar a cabo por motivos económicos. Es mejor ceñirse al presupuesto establecido (siempre y cuando sea viable y realista) para generar la idea, que hacerlo de forma inversa.
Ya hemos establecido las bases; ahora toca planificar.
4. Planifica
Esta es la base de cualquier evento y es la parte más esencial. Para una buena planificación, hay que empezar por hacer un cronograma detallado que incluya todas las tareas, desde elegir bien la fecha, el formato, el lugar, hasta la contratación de todos los proveedores. Hay que saber cuándo enviar la invitación, cuando promocionar el evento, cuando confirmar asistencias…Una vez definidas las tareas, hay que definir a los responsables para cada una de ellas: ¡el equipo!
5. Promociona y comunica
Una estrategia de comunicación sólida es vital para atraer a un público numeroso y diverso. Utiliza múltiples canales de comunicación y marketing para promocionarlo, como redes sociales, correo electrónico, boletines informativos y colaboraciones con socios estratégicos. Es también recomendable incluso crear una landing atractiva donde tu audiencia pueda encontrar toda la información relativa a ese evento y donde puedan registrarse.
6. Genera experiencias
Como decíamos antes, un evento de calidad tiene que buscar generar experiencias únicas y enriquecedoras, cuidando todos los detalles, sobre todo el contenido del mismo. La satisfacción de los asistentes contribuirá de manera efectiva a que hablen bien de nuestras marcas…desde el contenido, conferencias, si las hubiera, entretenimiento, cóctel, atención, etc. Cada detalle cuenta.
7. Evalúa y agradece
Una vez finalizado el evento es importante agradecer la asistencia a todos los asistentes y evaluar los resultados en función de los objetivos establecidos al inicio. Una de las mejores formas de hacerlo es llevando a cabo encuestas de satisfacción entre los asistentes de manera que obtengamos un feedback valioso de cara a futuros eventos.
Un chorrito de dedicación, una cucharada de creatividad y una buena dosis de organización son los ingredientes básicos para el éxito de tu evento empresarial. Y recuerda: el día del evento, lleva todo bien preparado con la escaleta, todo bien ensayado y no dejes nada al azar. Con estos consejos estamos seguros de que tu evento será todo un éxito.
