En el mundo de la comunicación corporativa, la relación con los medios de comunicación es clave para los portavoces de las compañías. Hay muchas formas de mantener esta comunicación continua con medios a través de la generación de contenidos, pero en este post nos centraremos en el valor de la entrevista.
Una entrevista puede ser una gran oportunidad para reforzar la imagen de una empresa o de un profesional, pero también un arma de doble filo si no se maneja correctamente.
¿Cómo nos aseguramos de que el mensaje llega de forma clara, efectiva y positiva al periodista y a la audiencia del medio?
Aquí te damos algunos consejos fundamentales para responder bien a una entrevista.
- La importancia de la preparación. Una buena entrevista no empieza cuando el periodista hace la primera pregunta, sino mucho antes. Prepararse es clave para tener el control de la conversación y asegurarse de que se transmiten los mensajes adecuados. Es labor de la agencia de comunicación preparar un briefing completo del medio y del periodista que va a entrevistar al portavoz. ¿Cuál es su estilo? ¿Qué ha publicado sobre tu sector?
- Definir los mensajes clave. Es también muy importante definir los temas que hay que tratar. ¿Qué tres ideas principales quieres que queden claras en la entrevista? Y, por supuesto, anticiparnos a preguntas potencialmente complicadas. ¿Hay temas sensibles que puedan surgir? ¿Cómo responder sin caer en la trampa? Esto es lo que en nuestra jerga se conoce como elaboración de un Q&A (documento de “preguntas y respuestas básicas”).
Tipos de entrevistas y cómo afrontarlas
No todas las entrevistas son iguales. Adaptar el enfoque según el formato ayuda a gestionar mejor la comunicación y esto también hay que prepararlo. Las entrevistas más comunes a las que se puede enfrentar un portavoz son:
- Entrevistas en profundidad. Permiten desarrollar mensajes y dar contexto. Es importante estructurar bien las respuestas y no extenderse demasiado.
- Declaraciones rápidas o “soundbites”. En televisión o radio, los tiempos son limitados. Responde con frases breves y contundentes que puedan ser usadas como cortes. Debemos dejar siempre destacados en nuestras respuestas.
- Entrevistas en vivo. Aquí la agilidad es clave. Escucha con atención, responde con seguridad y evita divagar.
- Entrevistas escritas o por correo. Permiten mayor control sobre las respuestas. Aprovecha para elaborar mensajes más estructurados y alineados con la estrategia de comunicación.
¿Cómo responder a preguntas difíciles?
Los periodistas pueden plantear preguntas complicadas, ya sea por su naturaleza polémica o porque buscan una declaración contundente. Tenemos que estar preparados para ello. Algunas estrategias para manejar estos momentos son:
- Redirigir la conversación. Si la pregunta es comprometida, reconduce la respuesta hacia los mensajes clave. Por ejemplo, si te preguntan por un problema interno, puedes centrarte en las soluciones y en la visión de futuro.
- Reformular en positivo. Evita negar rotundamente algo negativo, porque eso puede reforzar la idea. En su lugar, da una respuesta alternativa que resalte aspectos positivos. Es lo que llamamos “darle la vuelta a la tortilla”.
- No improvisar en temas sensibles. Si una pregunta toca un tema delicado y no tienes una respuesta clara, es mejor decir “voy a revisar la información y te responderé con precisión” antes que dar una respuesta vaga o incorrecta. Pero para evitar esta situación recomendamos llevar las cifras y los datos bien preparados.
- Lenguaje y actitud. La comunicación no verbal también cuenta. El contenido de la respuesta es importante, pero también lo es cómo se dice. La comunicación no verbal juega un papel fundamental en cómo se perciben las respuestas, por lo que es fundamental mantener el contacto visual con el periodista y una postura abierta para transmitir confianza y evitar los gestos que puedan interpretarse como inseguridad. Recomendamos utilizar un tono de voz calmado y seguro, sin parecer excesivamente preparado o robótico.
¿Cómo cerramos la entrevista?
No dejes que la entrevista termine sin reforzar los mensajes clave. Una buena estrategia es cerrar con una frase que resuma la idea principal que quieres transmitir, algo como: “Lo importante aquí es que estamos comprometidos con…” o “Nuestro objetivo es seguir avanzando en…”.
Si la entrevista se realiza en directo, es clave mantener la atención hasta el último momento. El “off the record” no existe: todo lo que digas puede ser utilizado.
En resumidas cuentas, responder bien a una entrevista no se trata de evitar preguntas complicadas, sino de saber manejarlas con estrategia y seguridad. La preparación, el dominio del lenguaje y la capacidad de convertir las preguntas en oportunidades para reforzar mensajes clave son habilidades esenciales para cualquier portavoz. Con estos consejos, estarás mejor preparado para enfrentarte a cualquier entrevista y convertirla en una ocasión para fortalecer la imagen de tu empresa o marca personal.
