Si tu empresa es activa en la comunicación de mensajes corporativos a los medios de comunicación, debes recordar que los periodistas tienen un trabajo que hacer, y no es el de actuar reaccionando a las notas de prensa o las llamadas que reciben de los departamentos o las agencias de comunicación. Tratan de informar y mantener informado al público sobre los acontecimientos y temas de actualidad. Contribuyen a generar reflexiones que refuercen o alteren los estados de opinión. Intentan ser testigos y narradores de lo que sucede, aportando datos, contexto e interpretación de los hechos. Por ello, necesitan obtener información de las empresas para escribir sus artículos, pero también dudar de ella, contrastarla y enfrentarla a otras fuentes. Sin embargo, en esa relación en dos direcciones, son muchos los errores habituales que se comenten al tratar con la prensa. Aquí te dejamos cinco ejemplos.
1. Falta de estrategia de comunicación
Una estrategia de comunicación es un plan que tiene en cuenta sus metas y objetivos generales, su audiencia y el panorama de los medios de comunicación. Una estrategia de comunicación es una herramienta que permite gestionar la gestión de la comunicación corporativa y de producto o servicios, así como las demandas de información de los medios de comunicación. Es, por lo tanto, una forma de definir tus mensajes.
Sin una estrategia previa, la relación con los medios se basará en tácticas sueltas e inconexas, y caeremos en falta de coherencia y errores de organización.
2. Falta de preparación
Preparar una rueda de prensa o una entrevista es mucho más que averiguar dónde tendrá lugar y a qué hora está programada. Lo mismo ocurre con la preparación de tus respuestas: piensa en cómo quieres presentarte, qué preguntas es probable que te hagan y cómo las vas a responder.
La preparación varía en función del tipo de vehículo de comunicación utilizado y de su finalidad (rueda de prensa, seminario, entrevista, etc.). Por ejemplo, cuando preparamos una entrevista con un periodista en una feria internacional u otro evento de comunicación corporativa, podemos anticiparnos hablando con personas que ya han sido entrevistadas por ese periodista en concreto o leyendo reportajes que haya publicado previamente para conocer su forma de enfocar estos encuentros. También buscamos sus artículos en internet para hacernos una idea de su estilo de redacción antes de encontrarnos cara a cara.
3. No ponerse en el lugar del periodista
Si una empresa quiere asegurarse de que su historia se cuente de la mejor manera posible, tiene que entender qué motiva a los periodistas y cómo trabajan. No hacerlo, es un de los errores habituales que se comenten al tratar con la prensa. El trabajo de un periodista no consiste únicamente en informar sobre hechos (aunque la precisión es importante). Un buen periodista será capaz de dar a los lectores exactamente lo que quieren: algo que les haga pensar, sorprenderse y descubrir algo que ignoraban y que resulta de su interés.
Si una empresa quiere asegurarse de que su historia se cuente de la mejor manera posible, tiene que entender qué motiva a los periodistas y cómo trabajan
Para que esto suceda, el lector debe estar involucrado en el tema en cuestión. Si no está interesado en él, ¿por qué le va a importar lo que tengamos que decirle desde la empresa? El redactor también necesita suficiente espacio para la creatividad sin estar limitado por estrictas directrices. Por último, debe haber independencia editorial para que los periodistas puedan desafiar a las figuras de autoridad, en lugar de limitarse a seguir órdenes ciegamente.
4. Mensajes equivocados para los medios equivocados
El equipo de comunicación de la empresa debe conocer a los periodistas con los que se relaciona habitualmente. Son ellos los que harán preguntas sobre la empresa y sus productos, servicios y modelo de negocio. El director de comunicación debe tener una lista de las personas que han escrito sobre la empresa a lo largo del tiempo, así como la agencia que trabaje para la compañía. También debe tener identificados a los periodistas que escriben sobre empresas o sectores similares, para poder compartirles información sobre las nuevas tendencias en su campo.
Cada periodista tiene su propio estilo, tono y preferencias. Por ejemplo, a algunos les gusta trabajar con hechos; otros prefieren las historias; otros quieren ver imágenes o vídeos además del texto. El objetivo es que el mensaje se ajuste perfectamente a lo que quieren de nosotros como lectores. Por suerte, desde Incógnito te podemos ayudar a gestionar el lenguaje verbal y no verbal para que puedas comunicar exactamente lo que necesitas. Descubre lo que te ofrecemos con nuestra Formación de Portavoces y aprenda a comunicar de forma eficaz.
5. No ser lo suficientemente rápidos
Es importante estar siempre disponibles y responder a las preguntas lo antes posible. No debemos dejar colgados a los periodistas cuando nos requieren una información.
No esperes hasta el último momento y no tengas miedo de coger el teléfono si sabes que alguien llama para pedir un comentario o información.
Si tu empresa es abierta con sus respuestas, es probable que se sientan más cómodos volviendo en el futuro. Y en cualquier caso, siempre puedes confiar en tu agencia para que canalice esas comunicaciones y te ayude a hacer una labor de gestión más ágil y eficiente.
Para concluir
No te tomes como algo personal cuando publiquen algo negativo sobre ti. No intentes controlar su mensaje dándoles sólo información positiva o dejándote manipular para decir cosas que te hagan quedar bien a sus ojos pero que no ayuden a tu negocio.
Si hay problemas con la prensa, no lances acusaciones de parcialidad o injusticia. Es más productivo (y menos probable que te salga el tiro por la culata) si tratas estos problemas internamente y encuentras soluciones.
Y en cualquier caso, déjate recomendar por los que saben. En Incógnito algo sabemos sobre esto y podemos contribuir a ayudarte. ¿Hablamos?
