La comunicación interna en una organización actúa como el sistema nervioso en el cuerpo humano: transmite información crucial, coordina actividades y asegura que todas las partes de la organización trabajen en armonía hacia objetivos comunes. Sin una comunicación interna efectiva, incluso las empresas más prometedoras pueden enfrentar dificultades significativas en su camino hacia sus objetivos. Entender las etapas necesarias para planificar esta actividad no sólo mejora el flujo de la información entre los miembros de la compañía, sino que también fortalece la cohesión del equipo y fomenta una cultura organizacional positiva.
En un entorno empresarial cada vez más dinámico y complejo, la importancia de un plan de comunicación interna bien estructurado no debe subestimarse. Los empleados necesitan sentirse informados, valorados y alineados con los objetivos de la compañía. En este artículo encontrarás una sencilla guía detallada estructurada en torno a cinco etapas principales.
Etapa 1: diagnóstico y análisis
El primer paso para desarrollar un plan comunicación interna es realizar un diagnóstico exhaustivo de la situación. Esto implica evaluar el estado actual de la comunicación dentro de la empresa y entender las necesidades y expectativas de los empleados.
- Evaluación del estado actual
Comienza evaluando el estado actual de la comunicación interna. ¿Existen canales formales e informales de comunicación? ¿Cómo se siente el personal con respecto a la información que recibe? Para averiguarlo, utiliza encuestas, entrevistas y focus groups para obtener una imagen clara de la situación actual. Por ejemplo, una encuesta anónima puede revelar que los empleados sienten que la información importante no se transmite de manera oportuna.
- Identificación de necesidades y expectativas
Identifica las necesidades y expectativas de los empleados con respecto a la comunicación. Esto puede incluir la frecuencia de las actualizaciones, los tipos de información que desean recibir y los canales prioritarios de comunicación. Por ejemplo, los empleados pueden preferir recibir actualizaciones semanales por correo electrónico y participar en encuentros mensuales para discutir avances importantes.
Etapa 2: definición de objetivos y estrategias
Una vez completado el diagnóstico, debes definir los objetivos de comunicación interna y las estrategias para alcanzarlos. Dichos objetivos han de alinearse con la visión y misión de la organización, así como responder a las necesidades identificadas en el paso anterior.
- Establecimiento de objetivos claros
Define objetivos claros y medibles para tu plan de comunicación interna. Pueden incluir mejorar la transparencia, aumentar el engagement de los empleados o fomentar una cultura de feedback constante. Por ejemplo, un objetivo podría ser “aumentar el porcentaje de empleados que se sienten informados sobre las decisiones estratégicas de la empresa del 60% al 80% en seis meses”. En este caso, estamos fijando un KPI y un periodo de tiempo en el que debe ser razonable esperar una evolución determinada de su evolución hacia un objetivo de medición (alcanzar el 80%).
- Desarrollo de la estrategia y las tácticas de comunicación
Desarrolla una estrategia que te ayude a alcanzar los objetivos definidos, junto con las acciones tácticas y puntuales que, a lo largo de su implementación, te permitan ir acercándote a las metas fijadas. Todo ello debe considerar los canales de comunicación, la frecuencia de las comunicaciones, así como el tono y estilo de los mensajes. Por ejemplo, si el objetivo es mejorar la transparencia, una acción táctica podría ser implementar boletines mensuales por canales digitales que incluyan actualizaciones sobre proyectos clave y noticias de la empresa.
Etapa 3: implementación del plan
Ésta es la etapa en la que las tácticas definidas se ponen en práctica. Esta fase requiere una organización cuidadosa y una ejecución coordinada para asegurar que todos los elementos funcionen juntos de manera efectiva.
- Creación de un plan de acción
Desarrolla un plan de acción detallado y calendarizado que indique cuándo se activarán las diferentes iniciativas. Este calendario debe incluir fechas para reuniones, contenidos, informes y cualquier otra línea de actuación planificada.
- Asignación de responsabilidades
Distribuye responsabilidades específicas a los miembros del equipo de comunicación interna para garantizar que todas las actividades se realicen según lo planeado. Designa a los responsables de la redacción de contenidos, la organización de reuniones y la actualización de los canales de comunicación. En muchas organizaciones, será el departamento de Recursos Humanos el que asuma encargarse de aquellos aspectos relacionados con el bienestar de los empleados, mientras que el equipo de Marketing puede coordinarse con el resto para compartir información y acciones sobre novedades en torno a productos y servicios.
Etapa 4: monitorización y evaluación
La monitorización y la evaluación, tanto cuantitativa como cualitativa, son aspectos esenciales para asegurar que el plan de comunicación interna está funcionando según lo previsto y para identificar áreas de mejora.
- Seguimiento del rendimiento
Realiza un seguimiento continuo del rendimiento del plan de comunicación interna. Utiliza métricas específicas, medibles y oportunas como la tasa de apertura de correos electrónicos, la asistencia a reuniones y las encuestas de satisfacción de los empleados para evaluar la efectividad de las tácticas implementadas.
- Evaluación y ajuste del plan
Evalúa los resultados obtenidos y ajusta el plan según sea necesario. La retroalimentación que obtengas de los empleados será crucial en esta etapa. Realiza encuestas periódicas para recoger sus opiniones y sugerencias.
Etapa 5: fomento del engagement y la cultura corporativa
La comunicación interna no sólo se enfoca en transmitir información; también es una herramienta poderosa para fomentar el engagement y construir una cultura corporativa sólida.
- Promoción de la participación
Fomenta la participación activa de los empleados en las actividades de comunicación interna. Crea espacios donde puedan compartir sus ideas y opiniones, como comunidades online.
- Reconocimiento y celebración de logros
Reconoce y celebra los logros de los empleados para fortalecer su compromiso con la compañía. Utiliza los canales de comunicación interna para destacar los éxitos individuales, así como los globales. Por ejemplo, un boletín mensual podría incluir una sección de “Empleados destacados” donde se reconozcan sus éxitos más recientes.
- Construcción de una cultura de feedback
Fomenta una cultura de feedback continuo en la que los empleados se sientan cómodos compartiendo sus opiniones y recibiendo una retroalimentación constructiva. Implementa mecanismos anónimos y sesiones abiertas para ello, buscando la discusión sobre áreas de mejora y fomento de las mejores prácticas.
Desarrollar un plan efectivo de comunicación interna es un proceso continuo que requiere de una evaluación constante y ajustes basados en la participación de los empleados. Siguiendo estas etapas, puedes crear un entorno donde la información fluya de manera eficiente, los empleados se sientan valorados y comprometidos, y la cultura corporativa se fortalezca. En última instancia, todo esto no sólo mejorará el ánimo interno y el engagement de los empleados, sino que también impulsará el éxito general de la organización.
