Enfrentarse a los medios de comunicación, a una audiencia de profesionales de tu sector o a una reunión de compañeros de la empresa no suele ser fácil. Encontrar las palabras adecuadas, el tono de la comunicación, el ritmo del discurso y, sobre todo, la estructura adecuada para que los mensajes calen y se recuerden, es algo que no todo el mundo sabe hacer de forma eficaz. Por lo que en nuestro post de hoy, te traemos 5 razones por las que necesitas formación de portavoces.
A menudo resolvemos el problema con una excusa: hablar en público es una cuestión de talento. Se tiene o no se tiene. Pero no es así. Se puede trabajar, mejorar y aprender con la formación adecuada. Ahora bien, ¿cuándo necesitamos dicha formación? ¿Cuáles son las señales que nos indican no solo que carecemos de las habilidades para el discurso público, sino también que somos nosotros los que debemos superar ese reto?
No todo el mundo en una organización termina asumiendo la responsabilidad de dirigirse a los públicos objetivo para trasladar los mensajes corporativos. Si bien es verdad que, a través de los medios sociales, cada vez actuamos más como portavoces improvisados de nuestro sector, representar a la compañía es algo que requiere preparación, coordinación y alineamiento con la estrategia de comunicación de la empresa.
Si se nos ha designado como portavoces de la compañía, estas cinco razones nos indicarán que necesitamos una formación específica sobre cómo desempeñar esta tarea.
1. Te cuesta sintetizar el discurso
Puede ser que tengas claros los mensajes, las ideas y la posición que tu entidad quiere transmitir. Pero es posible que te cueste condensar todo eso en frases claras, sencillas, directas. Los medios de comunicación tienen un tiempo limitado para escucharte y descifrarte, y el periodista necesita también entender fácil y rápidamente lo que le quieres decir. Un discurso farragoso, enrevesado, lleno de frases largas, no pone las cosas fáciles. Es imprescindible saber sintetizar, resumir y destacar lo relevante. ¿Sabes hacerlo?
“Es imprescindible saber sintetizar, resumir y destacar lo relevante”
2. Te da miedo enfrentarte a los periodistas
Quien pregunta suele tener el control de la conversación: lleva al entrevistado por el camino que desea y trata de averiguar lo que la otra persona puede esconder. Un portavoz no debe engañar a los medios ni ser una suerte de enredador, pero tampoco puede temer al periodista. Cada uno hace su trabajo y lo importante es entenderse mutuamente, contribuir a la comunicación corporativa y ser capaces de responder a lo que se nos pregunta. Si lo hacemos desde el recelo o desde el miedo, lo que haremos será confundir y perjudicar a nuestra organización.
3. Te cuesta hablar sin usar la jerga de tu sector
Un portavoz debe ser claro en su discurso, pero no siempre tiene delante a alguien que habla el mismo idioma profesional, ni este se dirige necesariamente a otros colegas de sector. Si solo somos capaces de hablar empleando términos técnicos, anglicismos y abreviaturas, nos hará falta trabajar la empatía para conseguir ser comprensibles.
4. Desconoces lo que es un argumentario
Vale, tal vez sepas lo que es, pero si no lo has visto en tu empresa, es mala señal. Un argumentario es una suerte de manual abreviado que recoge la línea de respuesta oficial de la compañía frente a preguntas o cuestiones estándar que le afectan o bien de forma directa o bien de forma indirecta. La presencia de argumentario implica que hay un enfoque para los mensajes corporativos y se puede trabajar con ellos. Si no lo hay, ¿piensas improvisar ante los medios?
5. El lenguaje no verbal es un concepto nuevo para ti
Cuando hablamos de dirigirnos al público, pensamos en discurso verbal: palabras, expresiones, frases que sean capaces de informar, convencer y emocionar. Pero hablamos también con el cuerpo: influye la respiración, la posición que adoptamos, el movimiento de las manos, a dónde dirigimos la mirada… Todo ello debe estar en consonancia con nuestras palabras y no dar información contradictoria. Esto, por supuesto, también se practica. Esta es la última de las cinco razones que indican que necesitas una formación de portavoces.
Si te reconoces en algunos o en todos los puntos anteriores, es el momento de que te plantees una formación específica para portavoces. Descubrirás técnicas que podrás aplicar para comunicar mejor, hacerte entender, transmitir correctamente lo que hace tu empresa y lo que supone, e incluso convencer. En Incógnito somos expertos en esto. ¿Quieres saber cómo te podemos ayudar? Pues aquí tenemos todas las claves.
