La gestión de la comunicación interna en las organizaciones ha atravesado por diferentes etapas en lo que a tecnologías se refiere. Si en un primer momento las empresas pusieron el foco en las intranets informativas, poco después se habilitaron los entornos pensados para autogestionar funciones básicas de la relación con Recursos Humanos, como la solicitud de vacaciones o la gestión de bajas y cursos de formación. Posteriormente, llegaron las redes sociales internas, que buscaban fomentar la comunicación entre los profesionales de la compañía. Esto dio lugar, tiempo después, a las plataformas de comunicación interna, que aúnan lo mejor de cada uno de los modelos anteriores. Pero ¿por qué debemos considerar implementar una solución de estas características? Vamos a darte cinco razones para ello.
¿Qué es una plataforma de comunicación interna?
Antes de ver la primera, es importante que concretemos qué es, en la actualidad, una plataforma de comunicación interna. Una herramienta de este tipo es un entorno en la nube que concentra, en un portal personalizado, diversas funcionalidades informativas, operativas y relacionales. Las primeras tienen que ver con la difusión de noticias de interés sobre la empresa; las segundas, con tareas de gestión o desarrollo del usuario como profesional; las terceras, con la interrelación con sus compañeros en la organización, sin importar si se encuentran en la misma ubicación física o en una diferente. Esto es lo que sucede en el caso de entidades descentralizadas o de multinacionales.
Este tipo de soluciones, por lo tanto, tiene especial sentido en compañías con un volumen suficiente de empleados y, por lo tanto, con unos requerimientos particulares sobre lo que es y lo que aporta la comunicación para sus miembros. Una micro pyme podrá sacar poco partido a estos entornos si buena parte de sus funciones pueden llegar a cubrirse de manera directa, es decir, cara a cara.
Ahora, vamos con las cinco razones prometidas:
1. Simplificar la comunicación corporativa
Una plataforma de comunicación interna es, a la postre, un nodo donde se concentran funciones que, en la mayoría de los casos, se distribuyen entre herramientas específicas y especializadas. Para quien la administra, es similar a tener un único panel de control para publicar noticias, dar de alta formatos dinámicos o gestionar repositorios de contenido. Para quien la emplea, se convierte en un punto único de acceso que, además, puede utilizarse no sólo desde el ordenador, sino también desde el móvil. La mayoría de las plataformas dedicadas cuenta con versión móvil y, si están a cargo de proveedores sólidos y fiables, se van actualizando de manera permanente para corregir errores, incorporar mejoras y nuevas funciones, y conectar con un mayor número de aplicaciones de terceros con las que se pueden establecer sinergias.
2. Incrementar las posibilidades de interacción entre empleados
El gran interés de las redes sociales corporativas fue, en su momento, establecer vías de conexión entre los empleados bajo la esperanza de que una mejor circulación de la información mejoraría el conocimiento interno. Con el paso del tiempo, algunas de las premisas en torno a las redes sociales corporativas demostraron ser, cuanto menos, incorrectas. No se usaban como las redes sociales convencionales y tampoco se producía una explosión de publicaciones e interrelaciones. Al igual que en las redes populares que conocemos, se tendía a que unos pocos acapararan la generación de contenidos, mientras que el resto se convertía en meros espectadores. Las plataformas de comunicación interna no buscan generar redes paralelas de contactos, pero permiten abrir vías de comunicación similares mediante grupos de interés o a través de la publicación de reacciones a las noticias compartidas. Sin la presión de dar vida a aquel tipo de entornos, estas plataformas demuestran ser más eficaces y realistas a la hora de lograr el tan ansiado engagement.
3. Optimizar el consumo de contenido
Una plataforma de comunicación interna representa algo más que un panel de información o un timeline de eventos. Es un repositorio vivo de contenidos en el que los formatos no son un obstáculo, sino una manera de enriquecer la experiencia del usuario. La consecuencia es que facilitan la activación de tácticas para incrementar el consumo del contenido y alargar su vida útil.
4. Experimentar con nuevos formatos de comunicación
No se trata sólo de la dicotomía texto-vídeo. También podemos insertar piezas de audio, podcast, elementos multimedia, encuestas “rich-media”, infografías animadas… Una plataforma de comunicación interna, además, debe evolucionar al ritmo al que lo hacen los contextos de contenido, por lo que las experiencias generadas serán, progresivamente, mayores y mejores.
5. Contar con estadísticas detalladas
Esto es algo que me parece fundamental. Si tienes un entorno completo en el que se producen todas las interacciones empresa-empleados, deberías de tener, asimismo, un panel de control desde el que ver las cifras de esas interacciones. ¿Cuántas personas se conectan con frecuencia? ¿Quiénes interactúan? ¿Qué contenidos son más eficaces? ¿Cuáles lo son menos? ¿Cuántas reproducciones se consiguen? ¿En qué horario y en qué día de la semana es mayor el consumo de contenidos? Todo eso nos ayudará a aplicar una estrategia con unos objetivos claros, a corregir donde sea necesario y a reforzar lo que funciona. Exige que tu plataforma de comunicación interna te facilite toda la información posible al respecto.
Y dicho esto, ¿necesitas más razones para profesionalizar la gestión de los contenidos para tus empleados? Si no es así, es el momento de analizar qué herramientas y tecnologías se adaptarán mejor a tus necesidades.
